每一个职场人心里，都刻着被“开会”二字所支配的恐惧。为什么开会永远也开不完？为什么总在重复开同样的会？

要问你，开会和加班哪个更让人讨厌？不出意外应该是开会吧，毕竟开会可不算加班。

作为一枚项目经理，每天不可避免的就是开会，项目启动会、需求会、决策会、团队会....要是碰上无效会议更是头疼。

所以，说起如何高效的开会，我觉得我可太有发言权了。

 

我觉得职场人大体可以分为两类：

一种是开完会就不用工作的人；

另一种是开完了会还要继续工作的人。

对于第一种人，开会是不是高效、解决问题，并不重要。

因为开会对他们来说是消磨时间、塑造人设、打鸡血最好的方式。

对于第二种人，当然是希望开会的效率又高又快，能集中解决问题。

 

一、这些无效开会，你都参加过几场

经常在群里看到大家吐槽：世界上最远的距离，不是生与死，而是我坐在你面前你却不知道我想散会回家。

有很多让人忍不住吐槽的开会场景，看看你有没有中枪：

01  开会跑题 

在我看来，开会跑题是无效开会的No.1。

我描述一个场景，你们一定很熟悉：

会议室里，一群人围在一起，每个人先流水账说一些自己的工作近况，然后因为某个人的故事比较有吸引力，大家展开了讨论，正在讨论的热火朝天时，突然有人发现跑题了，于是又继续轮到下一个，直到会议结束。

出了会议室感觉这个会白开了，一看手表，过去了一个多小时，又得加班了……

最后感慨一句，这日子啥时候是个头啊！

 

02  下班前开会 

当你收拾好东西、守着时间就等着准时准点下班，结果在59分的时候收到一条通知：耽误大家一点时间，留下来开个会。

这应该是所有人心里最讨厌的行为，没有之一。

仿佛在想该怎么让你再“合理”地工作一会又可以不算加班呢？那就开个会吧。

 

03  开会打鸡血 

老板都是PUA大师，怎么能错过集中画饼的机会呢。

所以，最可怕的就是，这种会议从不解决实际问题，而是一群人抬着脑袋接受领导的洗脑。

 

04  和甲方的需求会议 

这是一个不得不开，他不叫你你也得上赶着去开的会议。

但每次奔着确认需求去的，结果兜着一堆新需求回来。

只能面上笑呵呵，心里MMP。

 

05  形式主义会议 

这种走流程的会议，没有要求，只要人到了就好，保持微笑再适时捧场即可。

所以说，与其说大家在意开会这件事，不如说在意开会是否能带来效率，因为开完会还有一堆活要干。

如果会议不是用来解决问题的，那就是占用了解决问题的时间。

 

 

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二、如何高效开会

 

糟糕的无效会议，就算只开半小时，也比看了2小时无聊的电影更无聊。

在没有任何准备条件的情况下，没有一场无聊的会是无辜的。

要怎么才能实现高效的开会呢？

一件事能不能成，往往在开始就决定了80%。

所以，永远不要打没准备的仗，开会也是如此。

在会议开始前先问自己几个问题：

能抓重点知分配，有的放矢，会议才能高效起来。

总结下来一共有5个部分，3个准备部分，2个进行部分，再拆解一些细节需要把握的点。

01  明确会议类型和会议目的 

关键要点：会议不是拿来讨论的，是用来解决问题的，所以必须有主题。

如果你是已经有了解决方案，需要大家提供意见建议的会可以开；方案确定以后通知执行的会可以开。

 

02  充分的会前准备 

会前准备包括相关的材料报表、进度数据...可以用最快的速度进行信息同步共享。

如果能做到图表可视化当然最好，因为图、表、画等类型最为直观，类似很多项目经理做的启动会PPT。

 

03  规划会议时间 

对于公司又或是个人来说，会议时间越长，就意味着成本越高。

而且，会议的效果和时长没有任何关系，会前若是准备的充分，那效率自然高。

 

那有人会问了，有效会议是开多久呢？一般来说，在30-40分钟之间算合理。

除了一些重大会议，比如：战略会议，可能要封闭式会议2-3天；年度会议，这个也是按天算的。

除此之外，日常会议开不了那么久，动辄几个小时真的不是在浪费生命吗？

 

04  设定参会成员 

开会的目的是解决问题，那来参加的人员就非常重要了。

当然，不是人越多越好。参会人有几种角色：主持人、记录人、一般参会人、决策人、旁观者，这个需要在会前就做好分配，各司其职。

 

05  5分钟发言 

这里的“5分钟“要注意有2个部分：

1、明确会议议程时

议题陈述小于5分钟，同一时间一个对话只允许一个人讲话

2、总结时

5分钟做总结：下一步工作计划、对应负责人、deadline这三个关键要素；

10分钟回顾：回顾上次同类会议的内容。

 

06  严格按照议程时间组织讨论 

时间就是生命，一个高效会议的关键词就是「准备+时间」

在会议进行过程中，肯定会出现打开话匣停不下、遇到争论吵起来喋喋不休的状况，这个时候就需要有个清醒的人控场，去推进这场会议。

 

三、高效=解决问题

其实会议形式不止一种，不是大家在会议室，围着一张桌子才叫做开会，管理层还应该鼓励一些非正式的沟通方式，让大家畅所欲言。

事实上，非正式会议的效率>正式会议的效率。

大家偶尔阳台抽烟的时候聊一下，邻座的问题沟通请教以及午餐时的交流对话……这些都算非正式会议，只要能解决问题，就是高效。

 

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